De software adviseurs voor financiële softwarepakketten schieten de laatste tijd als paddenstoelen uit de grond. Niet verwonderlijk gezien de exponentiele groei van het aanbod in financiële software, en de complexiteit van de implementaties. Maar is uitbesteden altijd nodig? Met behulp van onderstaande 3 stappen krijg jij een antwoord op deze vraag.

1. Inschatten eigen kennisniveau

Gezien er bij de implementatie van financiële software met heel veel factoren rekening gehouden dient te worden, is er een zeker niveau van kennis en ervaring nodig om een dergelijk project tot een goed einde te brengen. Als een van de factoren voor het mislukken van een software implementatie wordt immers vaak genoemd dat de projectverantwoordelijken voor de implementatie de kennis en ervaring misten om een dergelijk project in goede banen te leiden (bron: Edan.be).

Als projectverantwoordelijke dien je dan ook eerlijk bij jezelf na te gaan of dit een project is wat je aankunt, of dat het beter is externe hulp in te schakelen. Natuurlijk ben jij een kei in het uitzoeken van zaken en vind je altijd wel je weg. De implementatie van financiële software vereist echter hele vakspecifieke kennis en ervaring. Merk jij bij jezelf de volgende signalen op:

• Hoe meer informatie je verzamelt, hoe meer vragen je hebt.
• Je hebt geen weerwoord tegenover de vertegenwoordigers van de softwareleveranciers door een gebrek aan kennis van software systemen.
• Je moet de genoemde begrippen zoals on-premise en SaaS googlen om mee te kunnen praten.
• Je hoop dat het management je bepaalde vragen niet zal stellen, omdat je er simpelweg geen antwoord op weet. Of: je merkt dat het project nu al uitloopt omdat je te veel bronnen of mensen raadpleegt voor advies.

Wanneer je jezelf in bovenstaande herkent kan het raadzaam zijn je projectteam te versterken met mensen die de kennis hebben die jij ontbeert.

Heb jij een goed gevoel van controle over het project, maar ontstaat er frustratie doordat je het lastig vindt de verschillende financiële pakketten onderling goed te vergelijken op functionaliteit en prijs? Dan kan een keuzetool uitkomst bieden (tool Appwiki)

2. Inschatten complexiteit implementatie

Specificiteit functionaliteiten

Gaat het om een ‘standaard’ implementatie? Dat wil zeggen heeft jullie organisatie de wens voor een software systeem waar er velen van in omloop zijn? Dan is de keuze groot en kan je veel informatie en ondersteuning verkrijgen van de met elkaar concurrerende leveranciers.

Of zoekt jullie organisatie juist naar een systeem met hele specifieke functionaliteiten? Dan is het zoeken naar een naald in de hooiberg. Het kan veel tijd kosten verschillende leveranciers af te bellen en Google ondersteboven te keren op zoek naar die ene juiste partij.

En wanneer je deze eindelijk gevonden hebt, is er weinig vergelijkingsmateriaal voor jou en wordt het een zaak van blind vertrouwen op de partij die wel kan leveren wat jullie wensen. In dit geval kan het raadzaam zijn een externe in te schakelen.

Complexiteit organisatie

• Is er een zeer beperkt budget?
• Zijn er grote veiligheidsrisico’s gemoeid met de implementatie?
• Is er een bijna niet te overziene hoeveelheid data te migreren, of is deze data slecht georganiseerd?
• Zijn de projectwensen niet duidelijk te krijgen?

Ook dan ben je waarschijnlijk gebaat bij externe hulp.

3. Motivatie voor verandering van directie

Wellicht heeft de directie zelf de keuze gemaakt voor het huidige systeem, en vinden ze het erg lastig het oude systeem los te laten. Of wellicht staat de directie diep vanbinnen niet erg open tegenover de moderne tijd en diens computergestuurde systemen. Er kan dan een gebrek aan vertrouwen zijn tegenover systemen, welke een open gesprek over de mogelijkheden lastig maakt.

Dit dient dan eerst doorbroken te worden. Merk je dat je project hierdoor stagneert? Dan kan het raadzaam zijn een externe in te schakelen om deze weerstand te doorbreken en het vertrouwen van het management in financiële softwarepakketten te vergroten.